Algeria: Assistant(e) au Programme

Post title : Assistante au Programme

Level : GS-5

Location : UNFPA Algeria

Numéro de poste : 00004160

Contexte d'organisation

Sous la supervision du l’Assistante Représentante, l'Assistant(e) au Programme soutient le processus de la planification et de la gestion du programme de pays de l'UNFPA en mettant à disposition et en gérant les données, le support logistique et le contrôle de l'exécution du projet conformément aux procédure établies. Il/elle contribue à la production des connaissances substantielles par la compilation, la synthèse et l'analyse des informations relatives aux questions de Population et Développement, Santé Reproductive et Genre.

L'Assistant(e) au Programme maintien des rapports de collaboration avec le personnel du bureau, du Système des Nations Unies ainsi qu’avec les partenaires.

Enoncé des fonctions sur la base des résultats:

Principales fonctions

L’Assistant(e) au Programme contribue efficacement à la gestion et à la mise en œuvre des activités du programme en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Spécifiquement, il/elle effectuera les tâches suivantes :

Appui à la gestion administrative et financière du programme:

Participer à l'ébauche des documents de projet, de plans d'action, de budgets ;

Coordonner avec les partenaires et le personnel du bureau, l'exécution des projets, en assurant le suivi des plans de travail, conformément aux résultats escomptés;

Comprendre et utiliser les politiques et procédures UNFPA programmes et financières ;

Préparer les documents requis pour les paiements et initier les opérations dans ATLAS (réquisitions…) en vérifiant la conformité des demandes de paiement avec les procédures et la disponibilité de ressources pour les dépenses ;

Avoir une approche axée sur les résultats ;

Assurer toutes autres tâches requises en soutien au programme et aux opérations UNFPA.

Support logistique :

Assurer l’organisation logistique des ateliers, conférences, réunions/séminaires, en étroite collaboration avec les services programmes et finances ;

Préparer les missions du personnel bureau, des consultants et partenaires, en étroite relation avec les services programmes, administratifs et financiers ;

Rédiger les drafts des correspondances et assurer la gestion, suivi et traçabilité du courrier relevant du programme ;

Elaborer et harmoniser le système de classement physique et électronique de tous les dossiers du programme ;

Suivi de la mise en œuvre des opérations liées au Programme :

Assurer la mise en œuvre et le suivi des achats ; Examiner les requêtes et initier les procédures d'achat pour les équipements, les biens et services du bureau et des projets de manière transparente avec rapport qualité/coût;

Collecter, actualiser et partager les données et informations nécessaires à la rédaction des rapports et comptes rendus;

Participer aux rencontres, missions d'évaluation, visites de terrain et préparer régulièrement des rapports sur l'état d'avancement des activités ;

Vérifier les documents justificatifs inhérents à la réalisation des activités, conformément aux procédures établies ;

Analyser les facteurs qui affectent l’atteinte des résultats, proposer les actions de réajustement et assurer le suivi des recommandations.

Contribuer au suivi des activités administrative, financière et comptable du programme en rapport avec les procédures ;

Assurer la gestion des équipements du bureau, en veillant au respect des procédures en matière d'utilisation, d'inventaire, de fonctionnement et de cession.

Compétences Fonctionnelles

Développement et gestion de programme axés sur les résultats

Contribuer à l'accomplissement des résultats par la recherche initiale, l'analyse et le suivi effectif de l'exécution des programmes/projets. Faire usage de ses aptitudes analytiques pour identifier les opportunités de développement de projets et participer à la formulation des propositions en s'assurant que la conception et l'application des approches réussies s'est effectuée dans la rigueur nécessaire.

Exécuter toutes autres tâches recommandées par le Représentant ou par le superviseur

Compétences Requises :

Intégrité / Engagement au mandat

Etre intègre, faire preuve d’un engagement personnel vis-à-vis du mandat de l'UNFPA, de sa vision organisationnelle et des valeurs du Système des Nations Unies ;

Respecter l’éthique et les normes de conduite de l'UNFPA ;

Agir conformément aux valeurs des Nation Unies/UNFPA et être responsable des actions initiées.

Valorisation de la diversité

Apprécier les différences et apprendre à partir de la diversité culturelle. Prendre des actions appropriées au contexte religieux et culturel, respecter les différences de cultures. Observer et s'informer pour comprendre les différents points de vue en remettant continuellement en question ses propres préjugés et attitudes.

Leadership personnel et efficacité et redevabilité

Pensée stratégique et analytique

Utiliser des outils et logiques analytiques appropriés pour rassembler, définir et analyser l'information, les situations et les problèmes et dégager les conclusions logiques des données. Faire preuve d'aptitudes à dégager les priorités claires et appropriées axées sur des tâches et activités qui ont un impact stratégique sur les résultats ;

Etre orienté(e) vers l’atteinte des résultats, être responsable et redevable ;

Accepter des responsabilités pour ses propres performances en participant à la planification individuelle et à l’organisation objective du travail par la recherche d'information et par une action visant à une amélioration continue de ses performances.

Avoir une capacité d’analyse et de synthèse, un esprit d’équipe et une réelle sensibilité aux questions du développement humain.

Echange de connaissances/Formation continue

L’assistant(e) au programme est tenu(e) responsable de sa propre formation et du développement de sa carrière. Il/elle recherche activement les opportunités de se former à travers des canaux formels et informels, d’apprendre et d’adopter les bonnes pratiques. Il/elle produit et dissémine activement de nouvelles connaissances.

Rechercher des nouveaux défis et de nouvelles activités et démontrer son désir d'apprendre,

Gestion des relations

Travail en équipe

Travailler en collaboration avec le personnel de l'UNFPA pour permettre l'accomplissement des buts communs et des objectifs partagés. Rechercher activement la résolution des désaccords et soutenir les décisions de l'équipe.

Gestion de conflit et autonomie

Contrôler ses réactions personnelles, être conciliant et éviter de s'engager dans un conflit improductif. Reconnaitre ses forces et ses faiblesses, accepter la critique constructive et donner des feed-back intègres aux collègues et aux superviseurs.

Communication & plaidoyer :

Contribuer à développer le mandat et la visibilité de l’UNFPA

Participer à la célébration des évènements et manifestations, tel que la journée mondiale de la population et les journées internationales ;

Appuyer le plaidoyer et les stratégies du bureau en compilant et en synthétisant les matériels appropriés à utiliser lors des discussions et des évènements publics.

Profils et Qualifications Professionnelles :

Etre titulaire d’une Licence dans le domaine des sciences sociales, économiques, statistiques gestion, population et démographie ;

Avoir cinq (05) années d’expérience appropriée du secteur privé ou public ;

Expérience dans une organisation internationale constitue un atout ;

Expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage ;

Compétences dans les applications courantes de logiciels du bureau (Word, Excel, Power Point, Internet). La maîtrise des logiciels de publication en ligne tels que Page plus et/ou Scribus est un atout ;

Avoir un esprit d’analyse et de synthèse, être un bon communicateur et avoir une bonne capacité d’écoute ;

Avoir une parfaite maîtrise du français et de l’arabe oral et écrit et une bonne connaissance en anglais est souhaitable.

Lieu de travail : Alger

Les candidats sont priés de consulter le site ci-après:http://www.unfpa.org.ph/index.php/opportunities/216-p11-form

Pour télécharger leur P11, le renseigner et soumettre les documents suivants à l'adresse

e-mail :algeria.recruit2015@unfpa.org

1. Leur CV
2. Leur lettre de motivation
3. Le P11 renseigné et signé